Een reiskostenvergoeding is simpel gezegd een tegemoetkoming in de kosten die je maakt om te reizen voor je werk. Meestal gaat het om zakelijke ritten of woon-werkverkeer.

Maar let op: een werkgever is niet verplicht om reiskosten te vergoeden. Alleen als dit zwart op wit is vastgelegd – bijvoorbeeld in een cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling – heb je er officieel recht op.

Veel werkgevers kiezen er wél voor om hun medewerkers (deels) te compenseren. Dat kan op verschillende manieren, zoals:

• een vaste vergoeding per kilometer,
• een vergoeding voor woon-werkverkeer,
• of een vergoeding voor andere zakelijke ritten.

Of je nu werknemer of werkgever bent: de regels kunnen per situatie verschillen.

👉 Ben je werkgever en wil je je personeel een eerlijke én fiscaal slimme vergoeding geven? Bekijk dan onze uitgebreide gids voor werkgevers.

Rijd je met je eigen auto voor je werk? Dan kan je werkgever je daarvoor een kilometervergoeding geven.

De overheid stelt elk jaar een standaardtarief per kilometer vast dat belastingvrij vergoed mag worden. Dit bedrag verandert soms, en de actuele vergoeding vind je altijd terug op de websites van de Rijksoverheid of de Belastingdienst.

Betaalt je werkgever meer dan dit officiële tarief? Dat mag, maar dan moet over het meerdere loonheffing worden betaald.

Een werkgever kan kiezen om:

• Alleen je woon-werkverkeer te vergoeden.
• Of juist alleen de overige zakelijke ritten.

 Belangrijk om te weten: als je een kilometervergoeding ontvangt, moet je meestal een rittenregistratie bijhouden. Daarmee bewijs je dat de gedeclareerde kilometers écht zakelijk zijn gereden.

Met een slimme rittenregistratie-app wordt dat veel makkelijker – je hoeft geen logboek meer met de hand bij te houden en hebt altijd een sluitend overzicht klaar.

Ja, ook als je carpoolt kun je recht hebben op een kilometervergoeding. Hoe dat precies werkt, hangt af van wie het initiatief neemt.

• Carpool door de werkgever geregeld
  In dat geval mag de werkgever de chauffeur een vergoeding geven volgens het officiële belastingvrije kilometertarief. Ook de omrijkilometers (dus de extra kilometers die gemaakt worden om collega’s op te pikken) vallen hieronder.

• Carpool door werknemers zelf geregeld
  Dan mag elke werknemer een vergoeding ontvangen voor de eigen kilometers. Let wel: de omrijkilometers van de chauffeur vallen in dit scenario niet belastingvrij te vergoeden.

Kort gezegd: carpoolen kan je nog steeds een reiskostenvergoeding opleveren, maar de regels zijn net iets anders afhankelijk van wie de carpool organiseert.

Rijd je in een auto van de zaak? Dan ligt het net even anders met je reiskostenvergoeding.

Omdat je werkgever al de kosten van de auto betaalt – zoals brandstof, verzekering, onderhoud en wegenbelasting – krijg je in principe geen aparte kilometervergoeding meer. De auto zelf ís namelijk je vergoeding.

Wel moet je rekening houden met het volgende:

• Zakelijke ritten zijn volledig gedekt door de werkgever.

• Gebruik je de auto óók privé, dan krijg je te maken met bijtelling. Dit is een bedrag dat de Belastingdienst optelt bij je inkomen, afhankelijk van de cataloguswaarde en CO₂-uitstoot van de auto.

• Voor woon-werkverkeer geldt dat dit wordt gezien als privégebruik, tenzij anders afgesproken.

Kort gezegd: met een auto van de zaak bespaar je flink op autokosten, maar kan de bijtelling je netto-inkomen wel beïnvloeden.

Gebruik je je zakelijke auto alleen voor werk en hooguit een paar keer privé? Dan kun je dit officieel laten vastleggen met een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bij de Belastingdienst.

Wat houdt dat in?

• Je verklaart dat je niet meer dan 500 km per jaar privé rijdt.

• Je werkgever hoeft dan géén bijtelling toe te passen.

• Jij houdt daardoor meer nettosalaris over.

Maar er zit wel een haakje aan: de Belastingdienst kan je altijd vragen om bewijs. Een strakke kilometerregistratie is dus cruciaal. Zonder die administratie wordt je verklaring weinig waard.

👉 Daarom kiezen veel werknemers (en werkgevers) voor een app die automatisch alle ritten bijhoudt. Zo hoef je niet te stressen als er ooit een controle komt.

Voor bestelauto’s bestaan aparte regelingen. Daar gaan we in dit artikel niet dieper op in. Wil je die wél uitpluizen? Dan vind je de details in het Handboek loonheffingen, paragraaf 23.4.

Leaseauto’s komen in twee smaken – en de regels voor je reiskostenvergoeding verschillen per situatie:

• Leaseauto via je werkgever
  Krijg je van je werkgever een leaseauto, dan gelden dezelfde regels als bij een auto van de zaak. Alle kosten (brandstof, onderhoud, verzekering) zijn al geregeld. Je ontvangt dus geen aparte kilometervergoeding. Wél kan bijtelling van toepassing zijn als je de auto ook privé gebruikt.

• Private leaseauto
  Sluit je zelf een leasecontract af (private lease), dan ziet de Belastingdienst de auto als privébezit. Je werkgever kan je in dat geval gewoon een belastingvrije kilometervergoeding geven voor je zakelijke ritten en woon-werkverkeer, tot aan het officiële tarief per kilometer.

Kort gezegd: bij een lease via de baas is de auto je vergoeding, bij private lease kun je wél declareren alsof het je eigen auto is.

Ja, ook als je met de trein, bus, metro of tram reist, kun je een reiskostenvergoeding krijgen van je werkgever. Het moet dan natuurlijk wel om zakelijke ritten gaan, zoals woon-werkverkeer of een klantbezoek.

Je werkgever heeft daarbij meerdere opties:

• De werkelijke kosten vergoeden (bijvoorbeeld op basis van je OV-bewijzen).

• Een vast bedrag per kilometer hanteren.

• Een abonnement of mobiliteitskaart beschikbaar stellen.

Alles wat binnen het officiële belastingvrije tarief valt, mag onbelast vergoed worden. Betaalt je werkgever méér dan dat tarief, dan wordt over het meerdere loonheffing ingehouden.

Kort gezegd: je reis met het openbaar vervoer kan prima vergoed worden, zolang je werkgever het goed regelt en jij de juiste bewijsstukken kunt overleggen.

Ja! In plaats van losse declaraties per rit kan je werkgever je ook een vaste maandelijkse vergoeding geven voor je reizen.

Met zo’n vast bedrag bepaal je zelf hoe je reist – of dat nu met de auto, het ov of een combinatie daarvan is. Handig voor zowel werknemer als werkgever, want het scheelt administratie.

Belangrijk om te weten:

• Tot aan het officiële belastingvrije tarief mag deze vergoeding onbelast worden uitgekeerd.

• Krijg je méér dan dit tarief? Dan wordt over het meerdere loonheffing ingehouden.

Kortom: een vaste reiskostenvergoeding geeft je meer vrijheid én minder gedoe met bonnetjes of losse registraties.

Vraag je een kilometervergoeding of andere reiskostenvergoeding aan? Dan is het belangrijk dat je de juiste gegevens netjes vastlegt.

👉 Dit verschilt per situatie:

• Auto van de zaak
  Extra kosten zoals parkeerkosten, tolwegen, veerponten of zelfs reinigingskosten kunnen apart vergoed worden – als dat met je werkgever is afgesproken.

• Eigen vervoer
  Hier geldt het officiële belastingvrije kilometertarief. Worden parkeerkosten of tol tóch extra vergoed? Dan ziet de Belastingdienst dat als belastbaar loon (tenzij de werkgever dit onder de werkkostenregeling – WKR – laat vallen).

Wat moet je in elk geval bijhouden?

• Je gereden kilometers (zakelijk en eventueel privé).
• Bonnetjes van parkeerkosten, tol en andere werkgerelateerde uitgaven.

Een sluitende administratie is verplicht – en voorkomt discussie bij controles.

Hoe kun je dit bijhouden?

• Met een kilometerlogboek of Excel-overzicht.

• Met een slimme rittenregistratie-app die automatisch je kilometers én kosten vastlegt. Zo vergeet je nooit een rit en heb je altijd een rapport dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

👉 Twijfel je over welke gegevens in jouw situatie verplicht zijn? Overleg altijd met je werkgever of check de richtlijnen van de Belastingdienst.

Als zelfstandige gaat het niet alleen om de kilometers die je rijdt. Je maakt met je auto natuurlijk méér kosten – en ook die kun je (gedeeltelijk) zakelijk vergoeden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Onderhoud en reparaties – van banden tot grote beurt.
• Afschrijving – de waardevermindering van je auto.
• Autoverzekering – inclusief je WA of allrisk.
• Brandstof – vaak handig om dit met een zakelijke tankpas bij te houden.
• Wegenbelasting – het deel dat je auto zakelijk rijdt.
• Btw – die je in veel gevallen kunt terugvorderen.

 Hoe bereken je nu jouw échte kilometervergoeding?
Tel simpelweg al je autokosten van een jaar bij elkaar op en deel dat bedrag door het aantal kilometers dat je in datzelfde jaar rijdt.

Zo zie je direct wat een kilometer je écht kost en weet je of de vergoeding die je je klant doorrekent, voldoende is om je werkelijke uitgaven te dekken.

Je weet dat je een kilometervergoeding mag rekenen – maar hoe houd je al die ritten netjes bij voor jezelf én de Belastingdienst?

De klassieke manier is een logboek bijhouden. Maar eerlijk is eerlijk: dat kost veel tijd en discipline. Elke rit apart noteren… daar word je niet blij van.

Een iets modernere optie is een formulier voor kilometerregistratie. Handig, maar nog steeds veel werk en foutgevoelig.

De slimme route? Een app voor rittenregistratie. Daarmee zet je je administratie op automatische piloot.

Met een app kun je bijvoorbeeld:

• Je kilometers automatisch laten registreren.

• Rapportages genereren die direct voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

• Je eigen kilometertarieven instellen.

• Ritten eenvoudig labelen als zakelijk of privé.

• Nooit meer ritten vergeten – de app registreert je bewegingen vanzelf.

• Je data veilig bewaren en later altijd terugvinden.

Zo wordt je kilometervergoeding bijhouden ineens geen gedoe meer, maar gewoon onderdeel van je workflow.

Met MoveJack gaat dit nóg makkelijker. Je ritten en uren worden automatisch vastgelegd, lokaal op je telefoon – zonder cloud en zonder zorgen. Eén druk op de knop en je hebt een sluitende rapportage klaar voor je administratie.

Als zzp’er gaat het niet alleen om de kilometers die je rijdt. Je auto kost je natuurlijk meer dan dat en gelukkig kun je veel van die uitgaven zakelijk meenemen. Denk bijvoorbeeld aan:

Onderhoud en reparaties – van een set nieuwe banden tot een grote beurt.
Afschrijving – de waardevermindering van je auto door gebruik.
Autoverzekering – of je nu WA of allrisk verzekerd bent.
Brandstof – vaak handig om dit met een zakelijke tankpas bij te houden.
Wegenbelasting – het deel dat je auto zakelijk wordt ingezet.
Btw – die je in veel gevallen kunt terugvragen.

Hoe bereken je nu jouw échte kilometervergoeding?
Tel al je autokosten van een jaar bij elkaar op en deel dit bedrag door het aantal kilometers dat je in datzelfde jaar rijdt.

Zo ontdek je wat een kilometer jou werkelijk kost en weet je meteen of de vergoeding die je je klant in rekening brengt, voldoende is om al je uitgaven te dekken.

Met een slimme rittenregistratie-app zoals MoveJack heb je dit inzicht altijd bij de hand – automatisch en zonder gedoe met losse bonnetjes of Excel-lijstjes.

Een rittenregistratie is simpel gezegd een overzicht van al je zakelijke én privéritten. Het is jouw bewijs richting de Belastingdienst dat je de auto gebruikt zoals je opgeeft in je aangifte.

Waarom is dit zo belangrijk?

• De Belastingdienst hanteert duidelijke richtlijnen voor hoe een rittenregistratie eruit moet zien.

• Houd je je daar niet aan, dan kan je alsnog belasting moeten betalen.

• Bij een controle kan zelfs een boete volgen als je administratie niet sluitend is.

Kortom: een rittenregistratie is geen formaliteit, maar een manier om jezelf te beschermen. Het geeft je grip op je zakelijke kilometers en zorgt ervoor dat je nooit voor verrassingen komt te staan.

👉 Goed nieuws: met een slimme tool of app hoef je dit niet meer handmatig bij te houden. Zo voldoe je automatisch aan de regels én bespaar je jezelf een hoop tijd.

Als je een rittenregistratie bijhoudt, zijn er een aantal dingen die je altijd moet noteren. Hier is een overzicht van de basisgegevens die je op je kilometerregistratieformulier moet zetten:

1. Auto-informatie:

   • Het model van de auto

   • Het type van de auto

   • Het kenteken van de auto

   • De periode waarin je de auto gebruikt hebt

2. Reisgegevens:
   Dit is waar het soms wat ingewikkelder lijkt, maar maak je geen zorgen, het is goed te doen. De gegevens van je ritten moeten het volgende omvatten:

   • Datum van de reis

   • Begin- en eindstand van de kilometerteller

   • Vertrek- en aankomstadres van de reis

   • Route die je hebt gereden (alleen als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen)

   • Zakelijke of privérit (dat is cruciaal)

   • Privé-omrijkilometers (als je een omweg maakt voor privédoelen tijdens een zakelijke rit, zoals kinderen ophalen van school)

Speciale situaties

In sommige gevallen zijn er vereenvoudigde regels, bijvoorbeeld voor rij-instructeurs of bezorgers die veel kilometers maken. Als dat voor jou geldt, kijk dan even op de Rittenregistratie-pagina van de Belastingdienst voor meer info.

Een automatische rittenregistratie-app maakt dit alles makkelijker en voorkomt dat je iets vergeet!

Ja, zelfs als je je voertuig maar beperkt privé gebruikt (bijvoorbeeld minder dan 500 km per jaar), moet je ook die ritten registreren. Waarom? Omdat je moet kunnen aantonen welk deel van de ritten voor beroepsdoeleinden was.

De Belastingdienst kijkt naar het percentage van de ritten dat zakelijk is ten opzichte van het totaal aantal gereden kilometers (zowel zakelijk als privé).

Kortom: je moet alle ritten bijhouden, zowel voor werk als privé.

Een handige app maakt het bijhouden van deze ritten supermakkelijk en voorkomt dat je ritten vergeet. Zo blijf je altijd binnen de regels en bespaar je tijd!

Er zijn verschillende manieren om je ritten bij te houden, en je kunt kiezen wat voor jou het beste werkt. De meest gebruikelijke methodes zijn:

• Fysieke logboeken
• Spreadsheets
• Apps voor rittenregistratie

De manier waarop je het bijhoudt, kun je zelf kiezen, maar het is wel slim om te controleren of jouw methode voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dit kan je doen via de pagina ‘Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften’ van de Belastingdienst.

Onze aanbeveling: gebruik een rittenregistratie-app

We raden aan om een app voor kilometerregistratie te gebruiken, zoals Driversnote. Met zo’n app kun je je ritten automatisch registreren – je hebt geen gedoe met handmatig invullen. Alles wordt direct genoteerd in je digitale logboek, en je kunt eenvoudig een rapport genereren dat je altijd bij de hand hebt als bewijs voor de Belastingdienst.

Waarom een app?

• Betrouwbaarder: de gegevens kunnen niet worden aangepast, wat zorgt voor een sluitende administratie.
• Tijdbesparend: je hoeft niet handmatig ritten in te vullen en je bespaart kostbare tijd.
• Nauwkeuriger: je registreert de kilometers exact zoals je ze hebt gereden, zonder dat je iets vergeet.

Dus, wil je je administratie eenvoudig en betrouwbaar bijhouden? Met een rittenregistratie-app ben je altijd goed voorbereid.

Het bijhouden van een sluitende rittenregistratie is cruciaal om alles netjes en belastingtechnisch kloppend te houden. Hier zijn enkele praktische tips die je helpen om het bijhouden van je ritten gemakkelijker en efficiënter te maken:

1. Ken de eisen van de Belastingdienst
   Als je precies weet welke regels de Belastingdienst stelt, wordt het veel makkelijker om je rittenregistratie bij te houden. Wil je er zeker van zijn dat je alles goed doet? Lees dan ons artikel over hoe je een rittenregistratie bijhoudt voor de Belastingdienst.

2. Houd je registratie direct bij
   Wacht niet te lang met het invullen van je ritten. Als je het met de hand bijhoudt, zorg er dan voor dat je direct na elke rit je gegevens invoert. Dit voorkomt dat je later vergeet waar je precies naartoe reed. Zet bijvoorbeeld in je agenda om elke zaterdag je ritten bij te werken, zodat je altijd up-to-date blijft.

3. Maak een duidelijk onderscheid tussen zakelijke en privéritten
   Het is essentieel om duidelijk aan te geven welke ritten zakelijk zijn en welke privé. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat je ritten correct kunt onderbouwen bij een controle.

4. Gebruik automatische rittenregistratie
   Geen zin om alles handmatig bij te houden? Maak gebruik van automatische rittenregistratie via de MoveJack-app. Zo worden je ritten eenvoudig en zonder gedoe vastgelegd, zodat je altijd een sluitende administratie hebt zonder dat je er veel tijd aan kwijt bent.

Met deze tips kun je je rittenregistratie snel en gemakkelijk in topvorm houden. Zo voorkom je problemen met de Belastingdienst en bespaar je tijd!