Reiskostenvergoeding en de Belastingdienst.

Een reiskostenvergoeding is een tegemoetkoming in de kosten die je maakt om te reizen voor je werk — meestal zakelijke ritten of woon-werkverkeer.

Een werkgever is er niet toe verplicht. Alleen als het zwart op wit staat, bijvoorbeeld in een cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling, heb je er officieel recht op. Veel werkgevers vergoeden wél, op verschillende manieren:

• een vast bedrag per kilometer,
• een vergoeding voor woon-werkverkeer,
• of een vergoeding voor andere zakelijke ritten.

Rijd je met je eigen auto voor je werk, dan mag je werkgever je daarvoor een kilometervergoeding geven. De overheid stelt elk jaar vast welk tarief belastingvrij mag: in 2026 is dat € 0,25 per kilometer, verhoogd van € 0,23 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 (bericht van de Belastingdienst). Het actuele maximum vind je bij de Rijksoverheid of de Belastingdienst.

Betaalt je werkgever meer dan dat tarief? Dat mag, maar over het meerdere wordt loonheffing ingehouden. Een werkgever kan er ook voor kiezen alleen je woon-werkverkeer te vergoeden, of juist alleen de overige zakelijke ritten.

Belangrijk: wie een kilometervergoeding ontvangt, moet meestal een rittenregistratie bijhouden — het bewijs dat de gedeclareerde kilometers echt zakelijk waren. MoveJack houdt die administratie automatisch bij.

Een mobiliteitsvergoeding is geen begrip uit de belastingregels. Meestal bedoelt een werkgever er een vaste maandvergoeding mee voor je woon-werkverkeer, soms samen met een vergoeding voor de dagen dat je thuiswerkt. Voor de Belastingdienst telt wat erin zit.

Het reisdeel is in 2026 onbelast tot € 0,25 per kilometer. Bij een vaste vergoeding mag je werkgever uitgaan van 214 dagen per jaar als je op ten minste 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, en naar verhouding minder als je in de regel minder dagen per week reist (standpunt KG:204:2022:22 van de Belastingdienst). Voor een thuiswerkdag mag in 2026 maximaal € 2,45 onbelast (tarieven loonheffingen 2026, tabel werkkostenregeling), maar niet voor een dag waarop je ook een reiskostenvergoeding krijgt. Wat je werkgever daarboven vergoedt, valt niet onder de vrijstelling: dat is loon, tenzij je werkgever het onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Een voorbeeld: je werkt vijf dagen per week, waarvan drie op kantoor op 20 kilometer van huis. Dan mag 3/5 × 214 = 129 dagen × 40 kilometer × € 0,25 = € 1.290 per jaar onbelast, ofwel € 107,50 per maand. Voor je twee thuiswerkdagen komt daar 86 dagen × € 2,45 = € 210,70 per jaar bij, ofwel € 17,56 per maand. Hoe de 214- en 128-dagenregeling precies werkt, lees je hieronder bij woon-werkverkeer.

Ja, ook bij carpoolen kun je recht hebben op een kilometervergoeding. Hoe dat uitpakt, hangt af van wie de carpool organiseert.

• Geregeld door de werkgever — de chauffeur mag het belastingvrije kilometertarief ontvangen, inclusief de omrijkilometers om collega’s op te halen.
• Geregeld door werknemers zelf — iedere werknemer mag een vergoeding krijgen voor de eigen kilometers, maar de omrijkilometers van de chauffeur vallen dan niet belastingvrij te vergoeden.

Omdat je werkgever de kosten van de auto al draagt — brandstof, verzekering, onderhoud, wegenbelasting — krijg je in principe geen aparte kilometervergoeding. De auto zélf is je vergoeding.

• Zakelijke ritten zijn volledig gedekt door de werkgever.
• Gebruik je de auto ook privé, dan krijg je te maken met bijtelling: een bedrag dat de Belastingdienst bij je inkomen optelt, afhankelijk van cataloguswaarde en CO₂-uitstoot.
• Woon-werkverkeer telt bij een auto van de zaak als zakelijk: het telt niet mee voor de 500 privékilometers.

Blijf je onder de 500 privékilometer per jaar, dan kun je dat officieel vastleggen met een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bij de Belastingdienst. Je werkgever hoeft dan geen bijtelling toe te passen en jij houdt meer nettosalaris over.

Er zit één haakje aan: de Belastingdienst kan altijd om bewijs vragen, en zonder sluitende kilometerregistratie is je verklaring weinig waard. Daarom kiezen veel werknemers voor een app die elke rit automatisch vastlegt — dan staan je ritten klaar als de vraag komt.

Voor bestelauto’s gelden aparte regels; die vind je in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.

Lease komt in twee smaken, met verschillende regels:

• Lease via je werkgever — dezelfde regels als een auto van de zaak. Alle kosten zijn al geregeld, dus geen aparte kilometervergoeding; wel mogelijk bijtelling bij privégebruik.
• Private lease — de Belastingdienst ziet de auto als privébezit. Je werkgever mag je dan gewoon het belastingvrije kilometertarief vergoeden voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer.

Kort gezegd: bij lease via de baas is de auto je vergoeding, bij private lease declareer je alsof het je eigen auto is.

Ook voor trein, bus, metro of tram kun je een reiskostenvergoeding krijgen, zolang het om zakelijke ritten gaat — woon-werkverkeer of bijvoorbeeld een klantbezoek. Je werkgever heeft daarbij meerdere opties:

• de werkelijke kosten vergoeden, op basis van je OV-bewijzen;
• een vast bedrag per kilometer hanteren;
• een abonnement of mobiliteitskaart beschikbaar stellen.

Alles binnen het belastingvrije tarief mag onbelast; over het meerdere wordt loonheffing ingehouden. Bewaar je bewijsstukken.

Ja. In plaats van losse declaraties per rit kan je werkgever een vast maandbedrag geven. Jij bepaalt dan zelf hoe je reist — auto, OV of een combinatie — en het scheelt beide kanten administratie.

Tot het belastingvrije tarief mag zo’n vaste vergoeding onbelast worden uitgekeerd; over het meerdere wordt loonheffing ingehouden.

Dat verschilt per situatie:

• Auto van de zaak — extra kosten zoals parkeren, tol of veerponten kunnen apart vergoed worden, als dat met je werkgever is afgesproken.
• Eigen vervoer — hier geldt het belastingvrije kilometertarief. Worden parkeerkosten of tol tóch extra vergoed, dan ziet de Belastingdienst dat als belastbaar loon, tenzij de werkgever het onder de werkkostenregeling (WKR) laat vallen.

In elk geval houd je bij: je gereden kilometers (zakelijk en eventueel privé) en de bonnetjes van parkeer-, tol- en andere werkgerelateerde uitgaven. Een sluitende administratie is verplicht — en voorkomt discussie bij controles.

Meer dan je denkt: de standaard ‘wettelijke reiskostenvergoeding’ geldt voor werknemers, niet voor jou. Je hebt dus de vrijheid om zelf een tarief te bepalen dat je aan klanten doorberekent.

De enige goede basis daarvoor is je werkelijke kilometerprijs: tel al je autokosten van een jaar bij elkaar op en deel dat bedrag door het aantal kilometers dat je dat jaar rijdt. Dan zie je direct of het tarief dat je doorrekent je werkelijke uitgaven dekt.

Los daarvan staat wat je voor de inkomstenbelasting aftrekt. Rijd je met je privéauto, dan is dat in 2026 € 0,25 per zakelijke kilometer; brandstof, verzekering, tol en parkeren trek je daarnaast niet apart af (zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026, belastingdienst.nl).

Staat je auto op de zaak, dan gaat het niet alleen om kilometers — je auto kost meer, en veel daarvan kun je (deels) zakelijk meenemen. Rijd je met je privéauto, dan geldt alleen het bedrag per zakelijke kilometer hierboven.

Bij een auto op de zaak:

• Onderhoud en reparaties — van banden tot grote beurt.
• Afschrijving — de waardevermindering van je auto.
• Verzekering — WA of allrisk.
• Brandstof — handig bij te houden met een zakelijke tankpas.
• Wegenbelasting — het deel dat je zakelijk rijdt.
• Btw — in veel gevallen terug te vorderen.

De klassieke route is een logboek of een Excel-overzicht. Dat werkt, maar het kost tijd en discipline — elke rit apart noteren houdt bijna niemand vol, en juist de vergeten ritten breken je administratie op.

Met MoveJack worden je ritten en uren automatisch vastgelegd, op je eigen telefoon, zonder centrale kopie bij MoveJack. Ritten zijn direct te labelen als zakelijk of privé, en met één druk op de knop heb je een rapport met per rit datum, adressen, afstand en ritsoort.