Guida
Rimborsi chilometrici e registro dei viaggi in Italia
Cosa puoi farti rimborsare o dedurre, cosa deve contenere un registro dei viaggi e come dimostrarlo — da dipendente e da lavoratore autonomo.
Tabelle ACI
Base del rimborso chilometrico
10 anni
Conservazione delle scritture contabili
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Viaggi sui nostri server
Dipendenti
Da dipendente
Rimborso in trasferta e trattamento fiscale.
L’azienda deve rimborsarmi i chilometri?
L’obbligo nasce dal contratto collettivo, dall’accordo individuale o dalla policy aziendale. La prassi diffusa è il rimborso chilometrico per le trasferte con l’auto propria.
Il trattamento fiscale dipende da dove avviene la trasferta e da come è costruito il rimborso: vale la pena chiarirlo prima, non a consuntivo.
Come si calcola il rimborso chilometrico?
Il riferimento consueto sono le tabelle ACI, che dipendono dal modello di veicolo e dall’alimentazione: non esiste un’unica tariffa valida per tutti. Per questo qui non indichiamo un importo.
Quello che serve in ogni caso è il dettaglio dei chilometri percorsi, viaggio per viaggio.
Il tragitto casa-lavoro conta come trasferta?
Il normale tragitto tra casa e sede di lavoro non è una trasferta. Lo sono le visite a clienti, cantieri o altre sedi.
Poiché il trattamento è diverso, MoveJack distingue dal primo viaggio lavoro, privato e casa-lavoro.
Autonomi
Da lavoratore autonomo
Deducibilità, uso promiscuo e prove.
Come deduco le spese di trasferta?
Per le autovetture la deducibilità è forfetaria e molto limitata: 20 % dei costi, su un costo rilevante fino a 18.075,99 euro e per un solo veicolo (art. 164 TUIR). Per agenti e rappresentanti di commercio la percentuale è 80 %.
Conviene fissare il criterio con il commercialista e tenere il registro per tutto l’anno, non solo quando serve.
Quali viaggi sono di lavoro?
Quelli inerenti all’attività: clienti, fornitori, cantieri, formazione, adempimenti. I viaggi privati restano fuori.
Per l’IRPEF la percentuale è forfetaria: non si ripartisce viaggio per viaggio. La distinzione tra uso esclusivo e promiscuo conta ai fini IVA (detrazione 40 %, oppure 100 % se il veicolo è usato esclusivamente nell’attività).
Per quanto conservo i registri?
Le scritture contabili e i documenti di supporto si conservano dieci anni dall’ultima registrazione (art. 2220 c.c.). L’accertamento ordinario può arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione. In pratica: conserva dieci anni, non cinque.
Poiché MoveJack tiene i viaggi solo sul telefono, quell’export è anche il tuo backup.
Registro
Un registro che regge
Cosa contiene, cosa lo indebolisce e se basta un’app.
Cosa deve contenere il registro?
Per ogni viaggio: data, destinazione, motivo di lavoro, chilometri e il veicolo utilizzato, perché la tariffa ACI dipende dal tipo di automezzo. Annotare il contachilometri a inizio e fine periodo rende verificabile il totale.
MoveJack registra ora, indirizzi e distanza da sé; tu aggiungi il motivo, che nessun dispositivo può sapere.
Cosa lo rende contestabile?
Buchi, distanze arrotondate che si ripetono, motivi assenti e un documento ricostruito mesi dopo. Un foglio di calcolo modificabile è la forma più debole.
Se il registro non regge, cade con esso il rimborso o la deduzione collegata.
Basta un’app?
Un’app può soddisfare i requisiti perché registra nel momento e senza lacune. Che il tuo registro venga accettato lo decide la verifica del tuo caso, non il fornitore — quindi non lo promettiamo.
Quello che promettiamo: il viaggio viene registrato per intero, resta sul tuo dispositivo e puoi esportarlo quando vuoi.
Provala una settimana.
Sette giorni gratis. A fine settimana vedi cosa è già registrato.
Questa guida è un orientamento, non una consulenza fiscale. Fanno fede le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate e il parere del tuo commercialista.