Kilometrówka i ewidencja przebiegu w Polsce

Przy podróży służbowej prawo do zwrotu kosztów wynika wprost z Kodeksu pracy (art. 77(5) § 1). Wysokość i warunki określa umowa, regulamin albo układ zbiorowy, a jeśli ich nie określają — stosuje się przepisy dla sfery budżetowej. Osobno rozliczane są jazdy lokalne, dla których podstawą jest umowa z pracodawcą.

Podstawą wypłaty jest ewidencja przebiegu — bez niej nie ma czego rozliczyć.

Maksymalne stawki określa rozporządzenie i zależą one od rodzaju pojazdu oraz pojemności silnika. Stawkę ustala pracodawca, ale nie może przekroczyć tego maksimum — dlatego nie ma jednej kwoty dla wszystkich. Aktualne stawki znajdziesz w obowiązującym rozporządzeniu.

Niezmienne jest to, że liczbę kilometrów trzeba udokumentować przejazd po przejeździe.

Zwykły dojazd z domu do stałego miejsca pracy nie jest podróżą służbową. Są nią wyjazdy do klientów, na budowę czy do innej lokalizacji.

Ponieważ rozliczane są inaczej, MoveJack od pierwszego przejazdu rozdziela służbowe, prywatne i dojazd do pracy.

Wydatki na samochód wykorzystywany w działalności są kosztem, ale wysokość odliczenia zależy od tego, czy pojazd służy wyłącznie firmie, czy także prywatnie.

Przy użytku mieszanym część wydatków odliczasz w ograniczonym zakresie — ustal to z księgową lub księgowym i prowadź ewidencję od początku.

Te związane z działalnością: do klientów, dostawców, na zlecenia, na szkolenia, do urzędów. Prywatne pozostają poza rozliczeniem.

Przy użytku mieszanym część służbowa musi być rozpoznawalna przy każdym przejeździe.

Licz się z pięcioma latami, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Eksportuj do Excela albo PDF co najmniej raz w roku i sam przechowuj te pliki w bezpiecznym miejscu.

Twoje przejazdy są u ciebie, a nie u nas, więc ten eksport trzymaj także poza telefonem, na przykład we własnej chmurze. Aby na nowym telefonie mieć przejazdy z powrotem w aplikacji, utwórz dodatkowo plik kopii zapasowej w Moje dane; nie jest szyfrowany, więc przechowuj go w miejscu, któremu ufasz.

To zależy od celu. Przy kilometrówce, czyli zwrocie za jazdy służbowe prywatnym autem pracownika: imię, nazwisko i adres osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę kilometrów, stawkę i kwotę.

Przy pełnym odliczeniu VAT za auto używane wyłącznie w firmie (art. 86a ust. 7 ustawy o VAT) ewidencja obejmuje m.in. stan licznika na początek, na koniec każdego okresu i na koniec prowadzenia ewidencji, a przy każdym przejeździe kolejny numer wpisu, datę, cel, trasę, liczbę kilometrów oraz imię i nazwisko kierującego. Całość prowadzi się na bieżąco.

MoveJack sam zapisuje godzinę, adresy i dystans; Ty dodajesz cel, którego urządzenie nie może znać, oraz stan licznika, który odczytujesz sam. Przy pełnym odliczeniu VAT auto służy wyłącznie działalności, a ewidencja (art. 86a ust. 7 ustawy o VAT) wymaga m.in. kolejnego numeru wpisu, danych kierowcy i stanu licznika na koniec każdego okresu. Tych pól MoveJack dziś nie prowadzi, więc uzupełniasz je sam.

Luki, powtarzające się zaokrąglone odległości, brak celu wyjazdu i dokument odtworzony po miesiącach. Arkusz, który każdy może edytować, jest najsłabszą formą.

Jeśli ewidencja nie zostanie uznana, przepada też rozliczenie, które się na niej opierało.

Aplikacja pomaga, bo zapisuje każdy przejazd na bieżąco; cel i, jeśli trzeba, stan licznika dopisujesz sam. Czy Twoja konkretna ewidencja zostanie uznana, rozstrzyga kontrola Twojej sprawy, a nie dostawca — dlatego tego nie obiecujemy.

Obiecujemy to: każdy wykryty przejazd jest zapisywany w trakcie jazdy, zostaje na Twoim urządzeniu i możesz go wyeksportować w dowolnym momencie.