Leitfaden
Kilometerpauschale und Fahrtenbuch in Deutschland
Was Sie erstattet bekommen können, was das Finanzamt von einem Fahrtenbuch erwartet und wie Sie es nachweisen — als Arbeitnehmer, als Selbständiger und bei einem Dienstwagen.
10 Jahre
Aufbewahrung für Bücher und Aufzeichnungen
Arbeitnehmer
Als Arbeitnehmer
Was Ihr Arbeitgeber erstatten darf und was Sie in der Steuererklärung selbst ansetzen können.
Muss mein Arbeitgeber Fahrten erstatten?
Eine Pflicht dazu gibt es nicht. Ein Anspruch entsteht erst, wenn er im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag steht. Viele Arbeitgeber erstatten trotzdem — entweder pro Kilometer oder pauschal.
Erstattet er nichts oder weniger als möglich, können Sie die Differenz in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen.
Was ist der Unterschied zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale?
Die Kilometerpauschale betrifft Dienstfahrten mit dem eigenen Auto — zum Kunden, zur Baustelle, zum Termin. Sie gilt für jeden gefahrenen Kilometer.
Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) betrifft den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Dort zählt nur die einfache Entfernung, und der Satz gilt seit 2026 einheitlich ab dem ersten Kilometer. Beide werden unterschiedlich behandelt — darum trennt MoveJack Dienstfahrt und Arbeitsweg von Anfang an.
Was, wenn ich einen Dienstwagen privat nutze?
Dann wird der private Nutzungsanteil versteuert. Dafür gibt es zwei Wege: die 1 %-Regelung pauschal über den Listenpreis, oder das Fahrtenbuch, bei dem Sie den tatsächlichen privaten Anteil nachweisen.
Ob das Fahrtenbuch günstiger ist, hängt von Ihrem Fahrprofil ab — es lohnt sich vor allem bei wenig Privatnutzung. Rechnen Sie beide Varianten mit Ihrem Steuerberater durch.
Selbständige
Als Selbständiger
Betriebsausgaben, Nachweise und die Wahl zwischen Pauschale und tatsächlichen Kosten.
Wie setze ich Fahrten als Betriebsausgabe an?
Gehört das Auto zum Betriebsvermögen, sind die tatsächlichen Kosten Betriebsausgaben und der private Anteil wird herausgerechnet. Ist es privat, können Sie die betrieblichen Fahrten pro Kilometer ansetzen.
In beiden Fällen brauchen Sie eine Aufstellung Ihrer Fahrten. Welcher Weg für Sie günstiger ist, hängt von Fahrleistung und Fahrzeugkosten ab.
Welche Fahrten gelten als betrieblich?
Fahrten, die betrieblich veranlasst sind: zu Kunden, Lieferanten, Aufträgen, Fortbildungen oder Behörden. Der Weg zwischen Wohnung und Betriebsstätte wird gesondert behandelt.
Privatfahrten gehören nicht dazu, müssen aber erkennbar bleiben — genau deshalb ist die Trennung pro Fahrt wichtig.
Wie lange muss ich meine Aufzeichnungen aufbewahren?
Betriebliche Unterlagen unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht; für Aufzeichnungen dieser Art sind zehn Jahre der sichere Maßstab. Ein Export als Excel oder PDF pro Jahr reicht dafür.
Da MoveJack Ihre Fahrten nur auf dem Telefon speichert, ist dieser Export gleichzeitig Ihre Sicherung.
Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch, das hält
Was hineingehört, was es unbrauchbar macht und warum eine App es leichter macht.
Was muss in einem Fahrtenbuch stehen?
Zu jeder Fahrt: Datum, Ziel, Zweck beziehungsweise der besuchte Geschäftspartner, die gefahrenen Kilometer und der Kilometerstand. Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.
MoveJack erfasst Zeit, Adressen und Strecke automatisch; Sie ergänzen, was ein Gerät nicht wissen kann — den Zweck und den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt.
Woran scheitert ein Fahrtenbuch in der Prüfung?
An Lücken, an nachträglich veränderbaren Aufzeichnungen (eine offene Excel-Tabelle ist heikel), an fehlenden Zwecken und an Kilometerständen, die nicht zusammenpassen.
Wird es verworfen, gilt für den Dienstwagen zwingend die 1 %-Regelung — meist teurer als das Fahrtenbuch selbst.
Reicht eine App als Fahrtenbuch?
Eine App kann die Anforderungen erfüllen, weil sie zeitnah und vollständig aufzeichnet. Ob Ihr konkretes Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet aber immer die Prüfung Ihres Einzelfalls, nicht der Anbieter — deshalb versprechen wir das nicht.
Was wir zusagen: die Fahrt wird vollständig erfasst, sie bleibt auf Ihrem Gerät, und Sie können sie jederzeit exportieren.
Fahren Sie eine Woche mit.
Drei Tage kostenlos. Am Ende der Woche sehen Sie, was schon im Fahrtenbuch steht.
Dieser Leitfaden ist eine Orientierung, keine Steuerberatung. Verbindlich sind die Angaben Ihres Finanzamts und die Einschätzung Ihres Steuerberaters.