Przewodnik
Kilometrówka i ewidencja przebiegu w Polsce
Co możesz rozliczyć, czego urząd oczekuje od ewidencji przebiegu i jak to udokumentować — jako pracownik, jako przedsiębiorca i przy samochodzie firmowym.
Kilometrówka
Stawka zależy od pojemności silnika
5 lat
Okres przechowywania dokumentów
0
Przejazdów na naszych serwerach
Pracownicy
Jako pracownik
Zwrot za jazdy prywatnym samochodem i jego rozliczenie.
Czy pracodawca musi zwrócić koszty przejazdów?
Przy podróży służbowej prawo do zwrotu kosztów wynika wprost z Kodeksu pracy (art. 77(5) § 1). Wysokość i warunki określa umowa, regulamin albo układ zbiorowy, a jeśli ich nie określają — stosuje się przepisy dla sfery budżetowej. Osobno rozliczane są jazdy lokalne, dla których podstawą jest umowa z pracodawcą.
Podstawą wypłaty jest ewidencja przebiegu — bez niej nie ma czego rozliczyć.
Od czego zależy stawka za kilometr?
Maksymalne stawki określa rozporządzenie i zależą one od rodzaju pojazdu oraz pojemności silnika. Stawkę ustala pracodawca, ale nie może przekroczyć tego maksimum — dlatego nie ma jednej kwoty dla wszystkich. Aktualne stawki znajdziesz w obowiązującym rozporządzeniu.
Niezmienne jest to, że liczbę kilometrów trzeba udokumentować przejazd po przejeździe.
Czy dojazd do pracy się liczy?
Zwykły dojazd z domu do stałego miejsca pracy nie jest podróżą służbową. Są nią wyjazdy do klientów, na budowę czy do innej lokalizacji.
Ponieważ rozliczane są inaczej, MoveJack od pierwszego przejazdu rozdziela służbowe, prywatne i dojazd do pracy.
Przedsiębiorcy
Jako przedsiębiorca
Koszty, użytek mieszany i dokumentacja.
Jak rozliczam przejazdy w kosztach?
Wydatki na samochód wykorzystywany w działalności są kosztem, ale wysokość odliczenia zależy od tego, czy pojazd służy wyłącznie firmie, czy także prywatnie.
Przy użytku mieszanym część wydatków odliczasz w ograniczonym zakresie — ustal to z księgową lub księgowym i prowadź ewidencję od początku.
Które przejazdy są służbowe?
Te związane z działalnością: do klientów, dostawców, na zlecenia, na szkolenia, do urzędów. Prywatne pozostają poza rozliczeniem.
Przy użytku mieszanym część służbowa musi być rozpoznawalna przy każdym przejeździe.
Jak długo przechowywać ewidencję?
Licz się z pięcioma latami, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Roczny eksport do Excela albo PDF wystarcza.
Ponieważ MoveJack trzyma przejazdy tylko na Twoim telefonie, ten eksport jest jednocześnie kopią zapasową.
Ewidencja
Ewidencja, która się obroni
Co zawiera, co ją osłabia i czy wystarczy aplikacja.
Co powinna zawierać ewidencja przebiegu?
Ewidencja dla celów PIT: imię, nazwisko i adres osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę kilometrów, stawkę i kwotę. Stan licznika wymagany jest w odrębnej ewidencji dla celów VAT. Całość powinna być prowadzona na bieżąco.
MoveJack sam zapisuje godzinę, adresy i dystans; Ty dodajesz cel, którego urządzenie nie może znać.
Co podważa ewidencję?
Luki, powtarzające się zaokrąglone odległości, brak celu wyjazdu i dokument odtworzony po miesiącach. Arkusz, który każdy może edytować, jest najsłabszą formą.
Jeśli ewidencja nie zostanie uznana, przepada też rozliczenie, które się na niej opierało.
Czy wystarczy aplikacja?
Aplikacja może spełniać wymagania, bo zapisuje na bieżąco i bez luk. Czy Twoja konkretna ewidencja zostanie uznana, rozstrzyga kontrola Twojej sprawy, a nie dostawca — dlatego tego nie obiecujemy.
Obiecujemy to: przejazd zostaje zapisany w całości, zostaje na Twoim urządzeniu i możesz go wyeksportować w dowolnym momencie.
Sprawdź przez tydzień.
Siedem dni bezpłatnie. Na koniec tygodnia zobaczysz, co jest już zapisane.
Ten przewodnik ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową. Wiążące są przepisy, interpretacje podatkowe i ocena Twojego księgowego.